Droga Raia

Twitter Facebook Flickr Orkut Delicious RSS
dê uma nota para esta matéria:
Compartilhe:

trabalhar

Como fazer uma [boa] reunião

Olhou para a ilustração abaixo e se lembrou na hora da sua equipe de trabalho? Não se preocupe: seguindo algumas dicas, suas reuniões podem ficar muito mais objetivas e proveitosas
Texto: Dilson Branco, com a colaboração de Tatiana Bandeira e Cristina Casagrande // Ilustração: Nã
Como fazer uma [boa] reunião
AumentarDiminuir

Sem foco. Impontuais. Inconclusivas. Segundo uma pesquisa realizada com mais de 2 mil pessoas pela empresa de consultoria Triad e a revista Você S/A, esses são os principais problemas das reuniões de trabalho. Para a maioria dos entrevistados, elas costumam ser mal conduzidas e ineficazes.

A explicação é simples: apesar de as reuniões serem uma necessidade em todas áreas de trabalho, nunca fomos ensinados a fazê-las. A boa notícia é que existem métodos que podem tornar esses encontros muito mais produtivos.

A primeira questão é: quando uma reunião deve ou não ser convocada? Segundo o especialista em gestão do tempo Christian Barbosa, tendemos a rea­lizar mais encontros do que o necessário. No livro Estou em Reunião, ele afirma: “Quando precisamos resolver algum problema ou discutir alguma ideia, a primeira providência é reunir as pessoas. Mas o correto é, sempre que possível, evitar as reu­­niões”. Além de afastar as pessoas de suas tarefas, os encontros custam caro: “Uma empresa de 100 funcionários que realiza quatro horas semanais de reuniões
gasta anualmente 1 milhão de reais com elas”, calcula Christian.

Mas nem sempre se peca pelo excesso. Quando a diretora de arte Cristiane Caldeira, de 32 anos, entrou para uma agência de marketing na qual trabalhou por quase uma década, em São Paulo, percebeu que o problema era a falta de comunicação. A equipe de 15 pessoas que ela coordenava costumava começar a trabalhar sem ter sido devidamente apresentada à tarefa que deveria executar. Pressionados pelos prazos, os funcionários não paravam para analisar como um influenciava o trabalho do outro.

Conversando com colegas do setor de informática, Cristiane viu que eles possuíam uma saudável rotina de encontros. Decidiu copiar. “Passamos a fazer uma reunião geral no início de cada projeto, encontros semanais para não perder o foco e um balanço geral. As pessoas se sentiram mais motivadas e conscientes de como contribuir”, diz.

Para saber se, de fato, é preciso convocar uma reunião, Christian Barbosa sugere três perguntas: 1) O que será discutido? 2) Como contribuiremos para atingir o objetivo? 3) Por que é preciso reunir as pessoas? “Se não houver uma resposta clara para cada questão, é melhor repensar o encontro”, afirma.

Planejar e conduzir

A definição do objetivo, assim como a convocação dos participantes, integra a primeira das três etapas de uma reunião: o planejamento. Foi nessa fase que o gerente de projetos Antonio Martinho, de 33 anos, teve de caprichar para melhorar os resultados da sua equipe, numa multinacional de Campinas (SP).

Para tornar as conversas mais focadas, ele reduziu os envolvidos. “Agora chamo só pessoas-chave, que depois repassam as informações”, comenta. Outra medida foi exigir que os funcionários cheguem às reuniões com relatórios sobre suas atividades. Mais bem embasadas, as discussões ganharam objetividade.

O gerente também teve de readequar a segunda etapa das reuniões: a condução, que é o encontro propriamente dito. “Controlo o tempo das discussões, para não ultrapassarmos o horário definido, e não deixo de interferir para evitar as conversas paralelas”, diz.

Além dessas características, o condutor deve ser um bom articulador. É ele quem orienta a conversa, passando a palavra entre os participantes, lançando perguntas estimulantes, motivando os retraídos, contendo os falastrões e guiando o raciocínio coletivo para a solução. Ao contrário do que muita gente pensa, o condutor não tem de ser a pessoa de maior nível hierárquico. “O que importa é o perfil. Os chefes precisam aprender a abrir mão da condução para outra pessoa mais adequada, se for o caso”, afirma Christian Barbosa.

E depois?

A terceira etapa de uma reunião é o acompanhamento. Consiste, basicamente, em distribuir entre os participantes um relatório com as ideias discutidas, as definições e as tarefas que cada um deverá executar dali em diante.

Eliana Azeredo, de 53 anos, diretora de uma empresa de eventos de Porto Alegre, sabe quanto isso é importante. Após as reuniões em que define os detalhes das cerimônias que organiza, ela faz questão de aprovar com o cliente um roteiro com o que foi decidido. Mas nem sempre basta. “Certa vez, a uma semana do evento, descobri que o cliente estava achando que a atração musical seria outra, e não a que havíamos decidido em conjunto”, lembra.

Para evitar problemas desse tipo, ela passou a fazer o chamado follow-up. Ou seja: depois da reunião, além de produzir o relatório, Eliana liga para o cliente e verifica se ele está de acordo com as definições. “Também criamos uma área em nosso site em que é possível acompanhar passo a passo o andamento da organização do evento”, diz.

Compartilhar novidades úteis com todos é um bom motivo para uma reunião. Christian, Cristiane, Antonio e Eliana deram dicas valiosas. Que tal chamar seus colegas para discutir como elas podem ser aplicadas à sua equipe?

dê uma nota para esta matéria:
Compartilhe:
Envie seu comentário:
Nome (preenchimento obrigatório)
E-mail (preenchimento obrigatório, mas não será publicado)
Website
Realização:
Patrocínio:
Instituições beneficiadas:
Kimberly-Clark EMS
EDITORA MOL Rua Andrade Fernandes, 303, sala 3, Alto de Pinheiros, São Paulo / SP | Email: contato@revistasorria.com.br | Telefone: (11) 3024-2444
2009 - 2010 Editora Mol. Todos os direitos reservados